新人にホウ・レン・ソウの質を高めさせる方法

カテゴリ:新人研修

2017年4月16日(日)

新人にホウ・レン・ソウの質を高めさせる方法

職場での大切なビジネスマナーである「ホウ・レン・ソウ」は、仕事を進める上で基本的なコミュニケーションでもあるため、多くの企業が新人研修で取り入れています。しかし、研修を実施してもなかなか身に着かない人も多く、何をどう報告すべきか情報の整理が理解出来ない人もいます。新人社員が職場でホウ・レン・ソウを実践出来れば、仕事の質も向上するでしょう。そこで、今回はホウ・レン・ソウの技術が向上するポイントをお伝えします。

ホウ・レン・ソウの目的を詳細に理解し考える

「ホウ・レン・ソウ」は「報告・連絡・相談」のことで、ホウ・レン・ソウをしっかり行わないと、仕事がスムーズに連携出来ないことを理解してもらう必要があります。

研修をする場合、ホウ・レン・ソウとは新人が上司や先輩に対し行うことである、と教育している企業は多いでしょう。しかし、義務ではなく、自分のために実践し仕事の質の向上につなげることを説明しましょう。やらされているという考え方が基本にあると、定着することは大変難しいものです。

さらに、実施する上でポイントとなるのが「目的を理解させることです。目的がはっきり分からないとなかなか取り組めません。目的を理解させていれば行動も起こしやすくなるでしょう。

ホウ・レン・ソウを重要視するために

ホウ・レン・ソウはそれほど重要ではない、と考えている人もいます。ホウ・レン・ソウは、自分にとってどれほどプラスになるのか、また会社にとってもプラスに働くのか、仕事を進める上でいかに大切であるかを新人研修ではしっかりと説きましょう。

・上司の考え方と新人の考え方が異なる

ホウ・レン・ソウを徹底することによって、新人がどのような仕事を行い、今どのような進捗上場であるかを上司は把握出来ます。ただし、新人社員の立場からすれば、初めはまだ重要な仕事を任せてもらえないし、基本的な仕事を受け持っているため、ホウ・レン・ソウをする意味があるのだろうかと思う人もいるのです。この程度のことなら大丈夫だろうと勝手に考えてしまう人もいます。面倒だからホウ・レン・ソウを怠ったのではなく、「やらなければならないことだとはっきり理解していないから、このような事態を招いてしまうのです。

・5W1Hの情報共有を徹底させる

ホウ・レン・ソウは、相手に情報を伝える際に「5つのWと1つのHを用いるテクニックです。When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)という情報を用いて相手に伝えるのです。このようなテクニックを駆使すれば、伝えたい情報を漏らすことなく的確に伝えることが出来ます。伝えたい情報が不十分であれば、的確に相手に伝えることが出来ません。同じ場面を共有していれば、多少の情報不足があっても「あの時のあの内容だな」と考えが及ぶので問題にはなりませんが、同じ場面を共有することなく情報を共有するのであれば、認識がずれないよう、しっかりと漏らすことなく情報を伝達することが必要不可欠となるのです。

・事実だけを伝えることを徹底させる

情報を伝えるときに、つい自分を評価してもらいたい気持ちや、自分をアピールする気持ちが大きくなり、自分なりの考えや推測などを織り交ぜてしまう人がいます。しかし、これでは正確な情報がかすんでしまいます。事実をより正確に伝えるためには、憶測や意見などは必要ありません。具体的な数字やデータが何よりも必要だということを徹底させましょう。ただし、自分の意見を入れることが全く悪いわけではありません。自分の考えを伝えたい場合には、その考えに至った理由や根拠を具体的に示すことが出来ればいいでしょう。しっかりとした根拠や理由付けとなる具体的な事柄があれば、その考えも信憑性が大きくなるからです。

繰り返し実践

ホウ・レン・ソウを習慣化させるためには繰り返し実践することが大切です。机上で学んで理解したつもりでも、実際に行動に移すことはなかなか難しいものです。実践と経験を積むことでホウ・レン・ソウの重要さを直接肌で感じ取ることになるでしょう。また新人研修でホウ・レン・ソウの実践を通じ、自分がどの程度のレベルであるか理解することにもつながります。

求められるホウ・レン・ソウは

仕事で何かしら報告すべきことがあったら、すぐに伝えることが重要です。話すタイミングを失ったなどと、言い訳が通用すると思っている新人社員もいるようですが、相手からすれば、仕事をスムーズに進めるため、早めに伝えてもらえればそれだけで安心できますし、何かトラブルが生じても時間的余裕があれば対処できるのです。一番悪いのは、ズルズルとタイミングを遅らせてしまうことなのです。

だからと言って、ホウ・レン・ソウにだらだらと長い時間をかけることは厳禁です。時間だけが無駄に長く、その上内容が理解できないようでは相手が時間の無駄と感じてしまい、忙しい中時間を割いた意味がないと感じてしまいます。伝えたいことを簡潔・明瞭にまとめるには結果から伝え、その後で理由や過程について具体的に説明し、最後にもう一度ポイントを添えれば、話を分かりやすく伝えることが出来るのです。

相手の目線でコミュニケーションを行う

自分勝手に話を進めても相手は理解できず、認識の違いが生じやすくなってしまいます。相手の目線になってコミュニケーションを行えたら、すれ違いや時間のロスが防げ、的確な情報を相手に伝えることが出来るのです。新入研修においてホウ・レン・ソウの目的やポイントを理解させ、同時に習慣化する実践経験を積めたら、ホウ・レン・ソウの質を高めることにもつながります。ホウ・レン・ソウで目的を共有できれば気持ちの良いコミュニケーションが取れますし、仕事の質向上にもつながるでしょう。

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