新人の報告書はこう書かせよう!

カテゴリ:新人研修

2017年4月23日(日)

新人の報告書はこう書かせよう!

会社での研修や講習会などの終了後、参加者に提出してもらう報告書ですが、新人社員は作成ポイントを理解していない人が多いのではないでしょうか?「求められていることは何か?」「何を書けばいいのか?など考えれば考えるほど、書くべきポイントが分からなくなってしまう人もいるようです。 企業で働く上で報告書は非常に重要な文書です。そこで、新人研修で行う基本的な報告書の書き方とポイントの抑え方について説明します。

報告書に書くべき基本的な項目について

報告書は何かにつけ提出を余儀なくされるものですから、企業によっては予め様式やひな型が用意されている場合もあります。指定されたものがあればそれに沿って記載しましょう。しかし、何もない場合には、まず報告書に書くべき項目について押さえておきましょう。報告書は自分だけではなく社内の多くの人が目にしますので、何よりも分かりやすさが一番大切となり、そのため、抑えるべき基本的な項目が幾つかあります。まずは日時、場所を記入しましょう。さらに忘れてはならないのが報告書作成者の氏名です。当たり前の事ですが、これがなければ誰が作成したのか分かりません。参加者がほかにもいるのであれば、参加者名や人数を記入します。そしていよいよレポートを書いていきましょう。レポートの本文を書く前に、タイトルを記入してから本文を書き始めます。研修内容を書いた後は、研修時の雰囲気や自分の感じたことなどを書きます。これで完了です。一度読んだだけで理解出来ないような報告書は落第点です。誤字脱字がないことは当然ですが、さらに読みやすさを徹底しましょう。

報告書の長さ

研修報告書の文章は、長ければよいというものではありません。薄い内容のものをだらだらと書いても意味がないのです。A4用紙1枚に収まるようなボリュームが理想です。報告は長ければ良い、というものではなく、簡潔に分かりやすくまとめることが大切です。まず、一番報告したいことである結果・結論は冒頭に持ってきます。その後に、結論に至るまでの経緯や理由をまとめます。ここで私見をだらだらと長く書かないよう、簡潔にまとめることに徹しましょう。

・1つの文章の長さ

文章は長過ぎないようにしましょう。ついだらだらと書いてしまう人は注意が必要です。また、読みやすくしたいのであれば、3行以上の長さは止めましょう。長いだけで内容が分かりにくい文章になってしまいがちです。文章は長ければ長いほど読みにくくなるため、報告書での長文は厳禁です。読みにくいようであれば、箇条書きにすると相手に読みやすい印象を与えることができます。

・内容ごとにまとまりをつける

文章を書く際にはまとまりを付けましょう。子供のころ、国語の作文の授業で「起承転結を習ったと思いますが、内容ごとにまとまりの段落を付けましょう。段落があると、この段落ごとのひと固まりが同じ内容なのだな、と読む相手が理解しやすく、読みやすさにもつながるのです。1ページ毎に2~4つほどに段落が分かれていると読みやすくなります。そして、何を伝えたいのか理解してもらうためにも、段落ごとに要点を絞りましょう。

報告書の書き方のポイント

ビジネスシーンでの報告書は、一度作成して提出すればそれで完了ではありません。書き方が悪ければ修正を行い、提出をしなければならないのです。報告書を一度の提出で了承してもらうためには、ポイントを抑えた書き方が大事です。

文章の書き方、言葉や単語の使い方、句読点の位置や使い方なども重要ですが、最大のポイントは、第三者が見ても読みやすい研修報告書を作るという点につきます。報告書は簡潔でまとまった文章を作成することも大切なのです。

・結論を先に

報告書では伝えたいことを最初に書きます。文章の美しさをアピールするのではなく、まず初めに結論を明らかにしましょう。作文などでは結論は最後ですが、報告書では先に結論を置き、そのあとにその結論に至った経緯や根拠を説明するのが一般的な書き方なのです。

・丸写しはNG

学生の頃、レポートにインターネット上にあった文章をコピーしたら、再提出を求められた経験がある人もいるでしょう。ビジネスシーンでも同じです。ネット上の記事や論文、資料からの丸写しは厳禁です。報告書では自分の考えを書くものなのに、少しでも良い報告書にしたいからと他人の文章を丸写ししたのでは、報告書を作成する意味がなく、その上盗用となってしまうのです。

ただし、インターネット上の論文や、資料から引用したい場合もあるでしょう。そのような時は、引用部分が分かるようにしましょう。必ずその部分だけを「」でくくり、出典元のURL を添えましょう。

・読み手を意識

提出が求められる報告書は、自分だけが読むものではありません。社内の人に読まれますし、いつ誰が、そして何人が目を通すか分からないものだと理解しておきましょう。そのためにも、自分だけが理解できるような文章ではなく、読み手が理解しやすいものを作成しましょう。読み手を意識して、どう書けばこちらの意図することを簡潔に伝えられるか考えるのです。報告書を読んだ誰でもが理解出来るように書きましょう。

書き方のポイントを抑える

報告書を書くことに慣れるまでは、どう書けばよいか難しいと感じるでしょう。良い文章を心がけるのではなく、読み手が分かりやすく理解しやすい文章になるような報告書作成を目指しましょう。よい文章を書くのは難しいですが、ポイントを押さえて書くことで、よりよい報告書が書けるようになるのです。

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