新入社員研修の設計方法と注意点|育成効果を最大化するには?

カテゴリ:新入社員研修ビジネスマナー研修

2020年12月21日(月)

新入社員研修の設計方法と注意点|育成効果を最大化するには?

新入社員研修の効果を最大化するには、研修プログラムを適切に設計することが重要です。自社の新入社員のレベルに合わせて研修内容を選定し、スムーズに学習しやすいカリキュラムを組みましょう。人事担当者の業務負担を抑えつつ、ハイクオリティで高い効果が期待できる研修を実施するなら、プロ講師へのアウトソーシングもご検討ください。ここでは、新入社員研修の設計方法や注意点についてお伝えします。

新入社員研修の内容

まず、新入社員研修にはどのような学習内容があるのか確認しましょう。自社の従業員へ指導するポイントを押さえて、必要な研修内容をご検討ください。

●新入社員研修の概要と目的

・新入社員研修の概要

新入社員研修は、企業が新入社員を対象として行う研修です。通常は、新卒採用で入社した社員に向けて実施される研修を指すことが多いですが、なかには中途採用の新入社員を対象とした研修もあります。入社後、実務に就く前に組み込まれるトレーニングの一種です。

昇進に伴って新たな研修を設ける会社において、新入社員研修は「階層別研修」の一つに分類できます。階層別研修とは、組織内での役割や勤続年数に応じて受講する研修のことです。新入社員向けのほかに、管理職向けや、社長・経営者向けなど、社内での地位ごとにコースが設けられており、受講者の階層に最適な目的や内容で構成されています。

新入社員向けの研修では、一人ひとりの職種や配属先を問わず、あらゆるビジネスパーソンに必要な基本のビジネススキルを学習させるのが特徴です。コミュニケーションの取り方や、身だしなみの整え方、効率的な働き方などを、基礎から学んでいきます。

・新入社員研修の目的

新入社員のなかでも、特に新卒採用で入社した社員に研修を受けさせる大きな目的は、「社会人としての自覚を持たせること」でしょう。学生と社会人では、求められる礼儀作法やビジネスマナーのほか、業務を遂行するうえで要求される水準に大きな違いがあります。

また、研修を通して企業の経営理念や事業内容への理解度を深めさせ、自社の社員としての意識変革を行い、組織の一員として受け入れられる状態にしていく目的もあります。これは、新卒と中途にかかわらず、すべての新入社員に共通するゴールです。新卒の場合、就活の段階で事前に企業研究をしているケースもありますが、社外視点で得た情報だけでは十分に理解できない部分もあるでしょう。入社後は、社内視点からの理解を深めることも重要です。

さらに新入社員研修には、具体的なビジネススキルを習得させて、基本の人材育成を行う目的もあります。たとえば、電話対応・名刺交換・職場の先輩社員に対する敬語の使い方などの実践的なスキルが挙げられます。研修後の新入社員を、早期に戦力として現場へ投入しやすくなるのは、企業にとって大きなメリットといえるでしょう。

ほかにも、研修で同期採用の社員を一つの場所に集めると、社内ネットワークの構築を促す効果が期待できます。社員同士のつながりが醸成されれば、組織が活性化されるだけでなく、配属後も仲間と助け合い、悩みや不安を解消できるというメリットもあるのです。

●新入社員研修の主な内容

新入社員研修では、まず社会人としての自覚を持たせるために、さまざまな場面を想定しつつビジネスマナーを教えることが多いです。ビジネスシーンでは、上司・先輩社員・顧客をはじめとして、立場の異なる相手との関係性を築く必要があり、ビジネス特有のコミュニケーションスキルが求められます。そのため、研修中は状況に応じた挨拶や言葉遣いや所作などを、大切なマナーとして教え込むのです。

また、仕事は個人で遂行するだけでなく、配属先や別の部署の社員など、多くの人と連携しながら行っていきます。身の回りの人と協力しながら効率的に業務を進めるために、「報告・連絡・相談(ホウ・レン・ソウ)」の重要性を教育することも多いでしょう。企業によっては、自社の業界・業種で求められるスキルや、今後の成長のステップなど、次のレベルまでのプロセスの解説も研修内容に含まれます。

新入社員研修で導入される主な教育手法

●OJT

配属先の上司や教育担当者が、直接に指導する教育手法です。全体で行われる新入社員研修の後、各部署へ配属されてから行われることが多いといえます。資料の作成方法や接客の手順など、現場の業務の手本を見せながら、新入社員へ指導します。

●Off-JT

配属先の通常業務を離れ、研修のための場を設けて実施する手法です。座学や実習といった形式のほか、会場で開催されるセミナーや、e-ラーニングを用いたオンライン研修などが該当します。受講者が集中的に研修を受けられるのが特徴です。

●グループワーク

チームで協力しながら特定の課題に取り組みます。たとえばグループディスカッションでは、アイデア出し・複数人での議論・意見のまとめ・プレゼンテーションまでの流れを協力して行います。司会・書紀・タイムキーパーなど、進行に伴う適切な役割分担も大切です。

●ロールプレイング

受講者がそれぞれ役割を与えられ、ある場面における各自の立場を演じながら、擬似的に受け答えの訓練をする研修です。たとえば、スタッフ役とクライアント役に分かれて、クレームが発生した場面を想定しながら、実践的に顧客対応を学ばせることができます。

●ケーススタディ

実際に起こった事例を研修の題材として、自分たちが現場に居ると仮定しながら、シミュレーションや議論を行います。現実に起こる可能性があるミスやリスクについて学び、冷静に対応する力や、解決策を見つける力などを身に付けさせるのに有効です。

●レクリエーション

参加者が楽しめるゲームやイベントを実施し、新入社員のアイスブレイクや、チームワークの強化につなげます。緊張がほぐれてコミュニケーションが活性化したり、休憩中のリフレッシュを促して次のプログラムへ集中しやすくなったりするのがメリットです。

新入社員研修の設計フローと考案のポイント

社内で新入社員研修を実施する場合、どのように研修コースを用意するべきでしょうか。その際は、研修サービスを提供する業者への外注という形で、クオリティの高い研修を導入するのも一つの手です。設計フローと考案のポイントをお伝えします。

●新入社員研修の設計フロー

・STEP1:新入社員のレベルを把握する
研修内容を考えるにあたり、新入社員のレベルを適切に把握することが重要です。採用試験の結果などのデータに基づいて社員のレベルを測定し、一人ひとりに適した講義を提供したほうが、研修の効果を最大化しやすくなります。企業が効率の良い人材育成を実現できるだけでなく、社員自身の意欲や満足度が高まり、施策の成功が期待できるでしょう。

・STEP2:研修の目的を設定する
研修を通してどのスキルをどのレベルまで習得させるべきか、具体的な目的を設定します。研修の目的が明確でないと、習得させるスキルやレベルの目標が曖昧になり、必要な教育を十分に提供できずに失敗するおそれがあるためです。研修全体の目的だけでなく、研修の各段階での目的も設定し、受講者に見合った課題を提示して研修の効果を高めましょう。

・STEP3:研修内容を考案する
新入社員研修の目的や求められる成果に応じて、研修内容を考案します。たとえば、配属先で即戦力としての活躍を求めるなら、先輩社員のサポートを受けながら実務に取り組ませる「OJT」の手法を採用しても良いでしょう。一方で、まずは座学形式の「Off-JT」で必須の知識や心構えを身に付けさせる方法もあります。コミュニケーションスキルを向上させるなら「グループワーク」や、「ロールプレイング」の演習もおすすめです。

・STEP4:研修のカリキュラムを設計する
具体的な研修内容が決まったら、講義の順序を計画して、研修期間のスケジュールを立て、カリキュラムとしてまとめる作業を行います。項目ごとに適切な時間を配分し、受講者の理解を助ける資料を支給すると、スムーズに学習しやすくなるでしょう。限られた研修期間のなかで、新入社員が身に付けられるスキルとレベルを最大化できると理想的です。

●新入社員研修を考案するポイント

新入社員研修は、入社直後のモチベーションの高い新入社員が、基本のビジネススキルを身に付けられる大切な機会です。重要な内容を効果的に学んでもらうために、事前に研修のメリットを明確に伝えるとともに、新入社員が理解しやすく興味を持ちやすい内容を意識して取り入れましょう。場合によっては、受動的になりがちな座学よりも、積極的に参加しやすい実践形式のほうが、研修内容に適していることがあります。先輩社員がフォローできる環境で現場の業務を体験させるといった方法も検討しましょう。

また、新入社員研修では短期的に即戦力を育てるだけでなく、新入社員が長く自社へ勤めるのを前提とした、長期的な視点も含められると理想的です。将来的に次の階層別研修へつながるようなアプローチや、上司との人間関係の構築を期待できる内容にして、会社の魅力を理解してもらいましょう。入社後の具体的な成長の過程を、半年ごと・1年ごと・3年ごとの中長期的にイメージできるようフォローすると、研修の効果が高まります。

近年では、入社直後の新入社員研修に加えて、段階的にフォローアップする研修プログラムを組んでいる企業も少なくありません。長期的かつ断続的に研修を実施すると、より高い効果が期待できるでしょう。新入社員研修が、その先の研修にどうつなげられるかも考慮したうえで、カリキュラムを設計してください。

このように、新入社員研修の設計では人事担当者に豊富な知識と経験が求められ、多くの負担がかかります。研修を社内で設計すると本来の業務に支障が出る場合には、外部の研修会社を利用したり、プロの講師を招いたりするのも一つの選択肢です。研修のプロに外注すると、自社の負担を抑えて業務効率を高められるだけでなく、ハイクオリティな研修プログラムによる高い効果が期待できます。

新入社員研修を準備する際に注意したいこと

●労働時間の管理

新入社員研修の実施時は、カリキュラムの研修時間だけでなく、研修に伴って発生する時間も定義することが大切です。業務命令のもとで研修を受けさせると、研修中も労働時間とみなされます。泊まり込み合宿の場合は、プログラム以外の時間は労働時間に該当しません。ただし、出張に伴う拘束時間が長くなると予想されるため、出張手当や日当を支給するケースがほとんどです。別途、交通費や宿泊費も支給します。一方で、自由参加の研修は、労働時間に当てはまらないのが一般的です。この場合は、事前に「当該研修の時間は人事評価に影響しない」と明言しておきましょう。人事評価の対象となる研修は、半強制的な参加が生じる可能性があり、労働時間として設定する必要があります。

●研修の場所の選択

研修を実施する場所は、さまざまな観点から検討しましょう。セッティングした会場は、新入社員が研修に集中し、社会人としてのスタートを切る環境として、目的に合致しているでしょうか。また、研修に必要な設備が整っているでしょうか。アクセスが良いか、コストを予算内に抑えられるかも重要なポイントです。複数日程にわたり新入社員研修を実施するなら、宿泊所での開催も検討すると良いでしょう。

●リモートへの対応

2020年の新型コロナウイルス感染症の流行を受けて、ビジネスシーンでは営業活動や一部業務のオンライン化が進むという大きな変化がありました。これに伴い、新たな社員研修のスタイルとして、「オンライン研修(リモート研修)」が注目されています。従来は会場に受講者を集めて実施するのが主流だった新入社員研修ですが、Web会議ツールやe-ラーニングシステムを活用したリモート対応も視野に入れましょう。

●終了後の課題の出し方

研修の終了後、新入社員がそのまま日々の業務へ戻ると、学習した内容を忘れてしまったり、実践で十分に生かせなかったりするおそれがあります。研修での学びを定着させ、身に付けた知識やスキルを現場で活用するために、課題を出して研修後のフォローを行いましょう。研修に対するフィードバックやコメントを伝えるといった振り返りも有効です。また、研修から一定期間が経過したタイミングで、フォローアップ研修を実施しても良いでしょう。

●新入社員研修の例



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