新人教育担当必見！新入社員研修マニュアルの作り方

まず、社会人としての最低限のマナーや基本スキルの習得が挙げられます。具体的には、電話の受け答え、名刺の渡し方、メールの書き方などのビジネスマナーなどです。ビジネスマンとしての基本に当たるものです。

マナーや基本スキルの習得は、主に新卒を対象に行われます。逆に言うと、基本マナーを教える余裕がない企業は中途採用を中心に採用していることになります。

次に、業務を行うための知識・スキルの習得です。業種や職種によって必要な知識やスキルは異なり、具体的な内容は多岐に渡ります。例としては、営業トーク、接客方法、機械の操作方法、必要なPCソフトの使い方などが挙げられるでしょう。

業務上の知識・スキルを習得するための教育は、新卒はもちろん中途採用でも必要に応じて実施する必要があります。

また、自社の社員が理解していなければいけない企業理念や基本姿勢、社内ルールなどを理解させることも目的の1つです。

企業理念や基本姿勢などは行動に影響するほか、そのやり方をする理由・背景の理解にも役立ちます。またより実務上の必要として、社内ルールも知っておかなくてはなりません。社員で当番制になっているもの、いろいろな申請や手続きの方法、備品の使い方、部屋や設備の配置、服装ほかさまざまなルールがあるでしょう。そのほか業務についても、自社特有のやり方などがあれば教えておく必要があります。

「OJT」は「On-the-job Training」を略した形で、実際に業務を行いながら先輩が新人を教育する方法です。

メリットとしては、具体的なノウハウを学ぶことができる、新人の理解度に応じてスピードなど柔軟に対応できる、特別な準備が不要で費用がかからないといった点があります。現場の先輩たちとの人間関係の構築にも役立ちます。

ただし理論を体系的に学ぶのには不向きなこと、教育担当者の力量に成果が左右されることなどがデメリットだと言えます。

「Off-JT」は「Off-the-job Training」を略した形で、セミナー形式・座学での教育です。研修と言うとこの形を連想する人が多いかもしれません。

一度に大人数の教育を行うことが可能です。また理論や理念などを体系的に学べること、新人同士の交流ができることもメリットです。

業務と離れて行うため、時間・場所を確保することが必要となります。人事担当者など自社の人物が講師を行う場合のほか、外注して外部の講師に依頼する場合もあります。外注するときも、自社に講師を招く場合と公開されているセミナーに赴いて参加する場合があります。

インターネットを使ったオンライン研修も近年導入例が増加しています。時間を決めてオンラインで講義を配信する形式や、学習者が自分のタイミングで学習できるeラーニングなどの形に分けられます。コンテンツは自社で用意する場合・サービス提供者が用意している場合などさまざまなパターンがあります。

場所を合わせる必要がないのが大きなメリットです。そのため移動費や会場費などのコスト削減につながります。eラーニングであれば時間すら合わせる必要がありません。

ただし実技を学ぶのには一般に向きません。また配信する側・学習する側のいずれもインターネットの設備が必要となります。

マニュアルを利用すると効率よく理解することができます。業務の手順が一通りまとめられており、なおかつ理解度に応じて活用することができるからです。

あらゆる作業についてまとめておけば、抜けなく作業内容を確認することができます。その際すぐに理解できたところは繰り返し確認する必要はありませんし、理解できないところはじっくり確認することができます。必要なポイントだけに集中することができるので、ムダな時間をかけることなく習得することができます。

マニュアルによって動作を標準化することができます。属人的な勘や経験に頼るのではなく、誰がやっても基本的に同じ作業ができるようになります。

研修においては、「教える人によって言うことが違う」という事態を避けることが可能です。教育担当者も、どのような教え方をしたらいいのかに悩んだり迷ったりすることがなくなります。教え忘れや漏れもなくなります。

学習者・新人が自力で確認できるのも大きなメリットです。一度説明を受けたことを何度も尋ねることは、心理的に抵抗を感じてしまうものです。しかしマニュアルがあれば先輩や上司に尋ねることなく正しいやり方を確認できます。

また自力で確認できることは、教える側にとっても有益です。初めはやって見せたり説明したりして理解させることが必要ですが、それ以降は説明が不要になります。マニュアルを確認してもらえば、何度も業務を妨げられることがなくなります。

ビジネスマナーと基本行動は押さえておきたい定番項目です。言葉遣いが学生気分のままでは、取引先や顧客、先輩社員とのコミュニケーションで失敗を起こしがちです。社会人としてのスキルを身につけさせましょう。短期間で戦力化するためには理解させておくことが欠かせません。

効率よく学習させつつ、確認しやすくするためにもマニュアルは効果があります。普遍性が高く企業による違いが少ない内容を含むので、研修の外注化や外部マニュアルの活用も比較的しやすい内容だと言えます。

報・連・相など仕事の進め方の基本も、最初の段階でしっかり習得してほしいものです。報・連・相は基本のやり方は共通していますが、企業や部署、内容によって相手や手順が変わる場合もあります。自社での具体的な方法については個別にマニュアルを作成した方がよいでしょう。

仕事に取り組む姿勢も普遍的で共通する部分はありますが、経営方針やビジョン・ミッションによって違いがある場合もあります。自社の一員となる社員を育成するためには自社のマニュアルを作成することが大切です。

近年重要度を増しているコンプライアンスや、直ぐに辞めてしまう社員も多く問題になっているメンタルヘルスの管理方法やSOSの出し方なども学んでもらう必要があります。うかつなSNSでの発信や炎上動画の投稿をはじめ、顧客情報やクレジットカード情報などの流失、企業機密の漏洩やインサイダー取引の予防など、コンプライアンスをしっかり指導し、取り返しのつかないことが起こらないようにしたいものです。コンプライアンスで問題を起こせば、会社の信用が失墜するだけでなく、本人のキャリアにも大きくマイナスになり、会社を辞めざるを得ない事態にもなり得るからです。

コンプライアンスも業種や職種を問わず共通の内容が多いと言えますが、自社の事例をもとにした内容をプラスするとより身近に感じさせることができるでしょう。

マニュアルというと業務の手順をまとめたものを思い浮かべることが多いのではないでしょうか。作業の仕方や手順は業種や職種によって異なります。現場の声を集めつつ、自社ならではのノウハウを反映させてマニュアル化しましょう。

業務が多岐に渡る場合は、基本的な業務や重要な業務・標準化が必要な業務から優先的にマニュアル化を進めます。業務内容ごとに習熟度のステップを設定しておくと、評価基準と連動させることも可能です。

マニュアルとは言いにくい面もありますが、企業理念もコンパクトな形でまとめておくと研修時に役立ちます。自社の社員としての自覚を育てるためには必須です。自社で作成しましょう。

社内ルールなどは比較的容易にマニュアル化が可能です。明文化しておくことをおすすめします。新人に限らず全社員が確認できるようになり、周知徹底に役立ちます。ただしルールに変更があったときは速やかに反映させる必要があります。

まずは第一段階のプランニングとして、どんな内容を盛り込んでいくのか、新人に求めるビジネススキルの整理や棚卸しを行いましょう。新入社員に知ってほしい、自社の仕事の概要を洗い出していきましょう。自社特有の業務やスキルの棚卸しとともに、社会人として身に着けておきたい、これからに役立つビジネススキルを整理します。

たとえば、仕事を合理的に進め、相手を納得させるための論理的思考力や仕事を効率的に進め、心身共に健康で仕事を継続するための自己管理能力、職場や取引先、顧客との仕事をスムーズに進めるうえで必須のコミュニケーション力、将来に向け目的を持ってステップアップしていくためのキャリアプランニングの立て方などを入れ込んでいきたいものです。

第二に整理した内容を具体的に落とし込む作業にとりかかります。作成にあたっては、フォーマットを決めておくのがベストです。今の時代、ほとんどの方がパソコンでデータとして作成し、管理されると思います。新入社員研修の担当者や作成者が変わっても、同じスタイルで踏襲できるようにフォーマットを決めておくと安心です。同じ作成者が作る場合も、その時の気分や内容によって、ページ構成が全く異なってしまうと見にくくなってしまいます。ページごとに体裁が違う内容では新人も分かりにくく、指導を担当する講師にとっても使い勝手が悪くなるので、統一的なスタイルで書けるようにフォーマットを作りましょう。既存のマニュアルがある場合はそのフォーマットで統一したり、共通したフォーマットを改めて見直すことをおすすめします。

フォーマットの作成や、実際の落とし込み作業で意識したいのは、文字ばかりを羅列するのではなく、画像やイラスト、図やグラフなど視覚的に見て直ぐに分かりやすいものを用いることです。大量の文章が並んでいても頭にスッと入ってこないので、ポイントを箇条書きなどにまとめ、あとは講師が口頭で具体的に説明するスタイルにするのもひとつの方法です。また、文章をベースにする場合も、内容のポイントをまとめた囲み図や、イラストを用いた図解を入れ込むとメリハリがつきます。

第三段階でのチェックは、新入社員研修実施後にフィードバックを行うようにします。新人受講生の反応はどうだったのか、しっかり理解してもらえたか、研修に満足度や充実感を得てくれたか、研修の内容が職場へ配属後に行かされているか、などをチェックしましょう。受講した新人からのアンケートや生の声を聴いたり、講師からも研修の様子や講義後の意見を聞いてみましょう。

さらに職場配属後にそれが活かされているか、足りないことや研修でもっと強化してほしいと感じた点はなかったかなど、現場の声も聞きましょう。同時に、配属先の部門長や新人育成担当スタッフ、先輩社員たちの声をヒアリングします。また、配属後、少し期間が経った段階で、受講した新人から研修内容が役立っているか、もっと事前に学べたら良かった点はあったか、といったアフターフィードバックも得るといいでしょう。

そして、第四段階として次年度の新入社員研修に向けて、フィードバックしたポイントをマニュアルに反映させて改善を図ります。この際の改善や改定のためのメンテナンスのルールも決めておくと安心です。メンテナンスのタイミングとして、研修実施後にフィードバックを反映することと、年度末などに社会の流れや会社の仕組みの改変などに合わせた改定を加える計画を立てておきましょう。

まず動作の手順ややり方だけでなく、その背景となる考え方や理由などについて触れるような形でまとめましょう。考え方もセットで学ぶことで、理解が深まりミスや規定の方法から外れるのを減らすことができます。

また未知のことに対応せざるを得なくなったとき、考え方を理解していると自分で考えて対応できるようになります。より高い対応力や応用力も育ちます。

教える側がマニュアルを否定しないことも大切です。「本音と建て前」のように、「実際はこのようにはやっていられない」「現場を知らない人が作った」などと話してしまうと、マニュアル軽視の空気ができてしまい作業の標準化が進みません。

ただしマニュアルとしての完成度・精度を高めて実際に役立つものとする努力は必要です。いきなり完全なマニュアルを作ることは難しいですが、絶えず完成度を高めることは意識しましょう。

マニュアルを否定しないということと矛盾するようですが、マニュアルにこだわりすぎないことも重要です。予期しなかった変化や不測の事態が発生して、マニュアルに反映させなくてはいけなくなるかもしれません。あるいはよりよい手順を思いつくかもしれません。

背景となる根本的な考え方と押さえなくてはならないポイントは説明・指導して、そのほかの点については徐々に習得させるぐらいの姿勢の方が適切かもしれません。短期間で合格レベルまで育成しやすくなるほか、マニュアル以外のこと・マニュアル以上のことのできない社員を生むリスクを減らすことができます。

教育担当者には、教育を任せる理由を伝えましょう。教育担当者として選んだからには、適任だと考えた理由があるはずです。実務を理解している・手本となる結果を出しているといったことに加え、教育に向くコミュニケーション能力などが見込まれることが多いでしょう。

新人教育の重要性とともに、適任だと考えた理由を伝えましょう。

教育担当者としての期待や、担当することによって本人にどのようなメリットがあるかも伝えます。負担だけでないことを理解させましょう。

任せる理由ともつながりますが、担当者はリーダー候補であることも多いのではないでしょうか。上司となったときの部下の育成方法を学ぶことができること、業務を改めて把握するきっかけとなることなど、担当者としての経験を通じて得られるメリットを伝えましょう。

現場の社員が教育を担当する場合、ネックとなるのが担当者による内容や質のブレです。担当者本人も教え方がわからないという不安を抱えがちです。ブレや不安を防ぐために、教育担当者として求められるスキルや心構えを習得させましょう。

理解しやすい教え方や、想定される質問やつまずきやすいポイントとその対応などをあらかじめ伝えておきます。また新人が安心して研修に臨めるようにするためには、威圧的な態度を取ることやいら立つことなどは厳禁です。ひどい場合には離職につながってしまう可能性があります。一度教えたからと言ってすぐにはできるようにならないといった心構えも教えておく必要があります。

現場の社員が担当者となる場合、教え方のほか業務の量に不安を感じることが多くあります。可能な範囲にはなりますが、教育に当たることを考慮してそのほかの業務の量を調節するなど対処しましょう。

また周囲のほかの社員に対しても理解を求めることが大切です。新人の教育は会社の将来性にかかわる重要な業務です。全社で取り組む必要があり、それぞれがそれぞれの立場で貢献することが必要だという共通の認識を持たせましょう。