新入社員に教えたいビジネスマナー 人事が新卒・新人教育で意識すべき事

学生時代の責任感とは異なり、仕事をすることで報酬を得る立場として、社会人としての責任感を認識させましょう。計画的に業務を遂行し、仕事を期日内に完了することの重要性やあらかじめリスクを予測し、リスク回避を行うことの重要性も教えます。

挨拶

社会人の基本として、明るい表情と大きな声で自ら挨拶する姿勢を習得させます。ただ挨拶をさせるのではなく、挨拶で得られる効果を理解させることで自然と取り組めるようになります。出社時や退社時、オフィス内でのすれ違いの際、訪問先でなどシーン別に説明するとよいでしょう。ビジネスの相手によい第一印象を与えるとともに、業務では接点が少ないオフィス内の人に自分の存在をアピールし、いざというときに協力やサポートをしてもらえる環境づくりに役立つという点を理解させるとより身に付きます。

身だしなみ

社会人として求められる清潔感ある身だしなみとおしゃれの違いを指導しましょう。ビジネス相手に好印象を与える、清潔感のある服装の大切さを理解させます。男性と女性それぞれで違いますので、男女別で指導しましょう。

時間厳守

社会人としての鉄則として出社時から会議の始まり時間、取引先とのアポイントなどを含めて、時間厳守・遅刻厳禁を徹底させましょう。時間が守られないと、自分や周囲にどのような影響があるかを理解させ、スケジュールの自己管理ができるよう指導することも大切です。

言葉遣い

学生時代の言葉遣いや流行り言葉などを使わないよう、徹底的な指導が必要です。目上の人や取引先、顧客へ訪問の際に失礼のないよう尊敬語・謙譲語の確認をはじめ、同僚との間でもニックネームは使わず名前は名字で呼びあうことやため口などを使わずキレイな丁寧語を使うこと、対面の会話にとどまらずメールの文面においてネット用語などを使わないよう徹底させます。

電話応対

今の若い世代は固定電話の利用経験が少なく知らない人からの電話に抵抗を持つ人も多いため、電話を取ることへの恐怖をまず払拭することが大切です。電話口で自社の人間を呼ぶ際の呼称や電話での会話の基本を指導します。電話を受けたとき、上司や同僚に繋ぐとき、自分からかけるときの基本的なマニュアルを、ロールプレイを通じて習得させましょう。また担当者が席を外している際の伝言には相手先の会社名や相手の担当部署、名前などをメモする習慣を付けさせるのが良いです。

名刺交換

名刺交換の基本と挨拶の流れを、ロールプレイを通じて習得させます。名刺を受け取ったあとミーティングなどを行う際の名刺の扱い方や置き方も大切な指導ポイントです。さらに名刺を受け取ったあとにどのように管理し、必要なときに活用する方法を指導します。また、ビジネスシーンにふさわしい名刺入れについても解説しましょう。

公私混同は厳禁であり、労働時間中に業務と無関係なことは当然ながら行ってはいけないことを徹底させましょう。特に業務中の私用のスマホ利用や職場のパソコンで私用のネット閲覧、私用電話や私用コピーなどをしないよう、会社ごとのルールを指導します。守秘義務の重要性を理解させ、業務上知り得た内容を社外や社内でも関係ない人には話さない、漏らしてはいけないことを徹底させます。

ビジネスマナーの指導にあたっては、実施すべき理由を伝えることで習得がスムーズになります。ビジネスマナーがなぜ重要なのか、実践することで得られる効果を理解させましょう。たとえば、挨拶によってコミュニケーションのきっかけが生まれること、提出期日を守ることで信頼の獲得につながるといった日常業務ですぐに役立つ効果を伝えるのがおすすめです。

ビジネスマナー研修を実施するうえで大切なのは、新入社員ができなかった場合や誤った発言などをしても一方的に否定しないことです。モチベーションが低下することや自信をなくして待遇が悪いと研修中に離職するなどのリスクもあります。一方で、学生扱いをすることも避けましょう。新入社員が見下されていると感じて、心を閉ざしてしまうおそれがあるからです。

言葉やテキスト資料のみでの説明だけでなく、ロールプレイなど実践的なワークを採り入れていきましょう。たとえば、名刺交換の手本を見せたら、すぐに各自を組にして実行させます。頭では理解できても、行動に移せない場合があるため、指示するだけでなく、できるようになるまで見守りながら、本人が体得するまで行わせることが大切です。クイズや問題を出題し、時に楽しい雰囲気ですすめるのもおすすめです。ミニテストを取り入れることも、マナーの習得の確認と定着につながります。