社内のコミュニケーションを改善する方法│見直しが必要な状況とは?

カテゴリ:チームビルディング

2021年10月5日(火)

社内のコミュニケーションを改善する方法│見直しが必要な状況とは?

社員同士が協力し合い、高いパフォーマンスを発揮できる職場では、社内コミュニケーションが充実している傾向にあります。日頃から交流が活発で、働き手が気軽に声をかけ合えると理想的です。その反対に、社内コミュニケーションに課題を抱えている企業も少なくありません。一体どのような状況に陥ったとき、施策を検討するべきでしょうか。ここでは、社内コミュニケーションに注意が必要な場合や、改善するうえで重要なポイント、改善のための取り組みについてご紹介します。自社のビジネスコミュニケーションでお悩みの人事部門のご担当者様は、ぜひ参考にお読みください。

コミュニケーション改善が必要な状況

●必要な情報のやり取りが円滑に行われていない

まず挙げられるのは、仕事上必要な情報のやり取りで、メンバーのコミュニケーション不足が生じているケースです。仕事をスムーズに進めるためには、社員間の情報共有が大切になります。こうした必要な情報が不足するだけで、作業の手戻りや遅延といったトラブルにもつながりかねません。社内コミュニケーションの問題は、予定になかった作業の増加をまねき、社員の生産性が低下する原因になり得ます。組織の連携が滞り、業務効率にも影響している場合は、コミュニケーション改善を検討しましょう。

●社員の満足度が低下している

コミュニケーションの取りづらい環境が、従業員の満足度に関係しているケースもあります。なかには、日常的な会話が少ないため人間関係や信頼関係が築かれなかったり、お互い一緒に働く意義を見出せなかったりする職場も見受けられます。このような満足度の低下を放置すると、社員の離職につながるおそれがあるため注意が必要です。職場コミュニケーション改善の取り組みによって、気軽に交流しやすい企業風土を醸成し、社内の活性化やエンゲージメント向上を目指しましょう。

●会社でテレワークが本格化した

2020年以降、新型コロナウイルス感染拡大の影響により、多くの企業でテレワーク(リモートワーク)が採用されました。その後も引き続き、在宅勤務を推奨している会社が多く、テレワーク導入が本格化した状況です。コミュニケーションツール、ビジネスチャットやグループウェアなどを利用しながら、非対面でやり取りをするテレワーク。従来のように、社員同士で対面しながら仕事をする機会が少なくなっています。オフィスで働いていたときとは異なるコミュニケーションを求められ、課題を感じている社員も少なくないでしょう。

コミュニケーションを改善するために重要なポイント

●改善すべき問題を把握する

まずは、自社で改善に取り組むべき問題は何か、把握することが重要です。企業で起こっているコミュニケーションの問題は、それぞれ解決策が異なります。一般的な改善策を取り入れたとしても、問題の性質によっては十分な効果を期待しにくいでしょう。そこでポイントとなるのは、どのような人が、どのような場面でコミュニケーションの課題を感じているのかです。具体的な状況を理解することが、コミュニケーション改善の一歩となります。

●社員たちの意見を広く聞く

実際にコミュニケーションを取る立場にある社員から実態を聞かなければ、現場の課題は見えづらいといえます。現場が抱えている課題に、コミュニケーション改善のヒントが含まれていることもあるでしょう。たとえ同じ部署に所属していても、上司と部下では抱えている問題が異なると考えられます。チーム内にヒアリングを実施するなら、幅広い立場の社員に意見を求めるのがポイントです。また、話を聞くときは常に相手目線に立つことを心がけると、相手の方が自分の気持ちを打ち明けやすくなります。

●部署の壁を超えて改善を試みる

多くの仕事は、さまざまな部署に所属する人たちが協力し合って成立しています。1つの部署内だけで完結するものではありません。なかには、部署間でやり取りが発生する仕事もあり、連携が強くなると業務にも良い影響が期待できます。スムーズなやり取りを実現したり、社内の信頼関係が強化されたりする効果などです。反対に、部署間の事情がわからない状態は、トラブルの原因になりかねません。部署の垣根を超えた協力を促しましょう。

社内のコミュニケーション改善のためにできること

●1on1ミーティングの実施

「1on1ミーティング」とは、上司と部下が1対1で行う面談を指します。頻度は1週間に1度や1カ月に1度など、定期的に開催されるのが特徴です。ミーティングでは、日々の業務で感じる課題や、将来の目標などについて、上司が部下から話を聞きます。社内の情報共有の意味合いもありますが、日頃から話しやすい関係を築くことも、機会を設ける目的の一つです。上司と部下のコミュニケーション不足が懸念されている職場では、Web会議システムなどを活用して1on1ミーティングを導入してはいかがでしょうか。

 
●社内イベントの開催

多くの社員が参加するイベントには、部署内外のコミュニケーションを盛んにする効果が期待できます。部署間の連携が不足している場合は、企業側が幅広い社員と交流できる機会を提供するのも一つの手です。近年では、テレワークの本格化という背景から、オンライン上でイベントを開催する会社も多くあります。働き方の多様化にともない、社員同士が顔を合わせる機会が少なくなりました。テレワーク・時短勤務・時差勤務といった制度の導入と併せて、社内イベントの充実化を検討されると職場の風通しが良くなりコミュニケーションが盛んになるだけでなく、従業員同士のストレス解消にもつながる可能性があります。

 
●外部研修やセミナーへの参加

ビジネスコミュニケーション能力を学べる研修やセミナーが、各所で開催されています。社会人の基礎を学ぶ新入社員研修や、管理職のスキルアップを目的とした研修など、社員の階層に合わせて適切なプログラムを選びましょう。コミュニケーション研修では、報連相の心構えや、部下との接し方、伝え方の講習といった、多彩なカリキュラムが用意されています。専門的な知識を持つ講師から、コミュニケーションのノウハウを学べるだけでなく、同じ研修を受講した社員同士に一体感が生まれ、モチベーションが高まるのもメリットです。

「社内コミュニケーションを改善し、活発な組織へ」

今回は、社内コミュニケーションに注意が必要な場合や、改善するうえで重要なポイント、改善のための取り組みについて解説しました。社内コミュニケーションが不足する状況を放置すると、職場の雰囲気が悪くなるだけでなく、業務効率や離職率への影響も懸念されます。ご紹介したポイントや改善方法を参考に、ぜひ自社に適した取り組みを構築、検討してみてください。
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